Wie werden Rückforderungen von Krankenkassen behandelt?

Woher Rückforderungen kommen

• Abrechnungsprüfung: Die Kasse oder ein beauftragter Dienstleister prüft nachträglich Positionsnummern, Festbeträge, Genehmigungen, Mehrfachversorgungen innerhalb der Versorgungsdauer und Doppelabrechnungen.
• Fehlende Nachweise: Empfangsbestätigung, Anpassbericht, Erfolgskontrolle oder ohrenärztliche Verordnung fehlen oder sind unvollständig.
• Versorgungsabbruch, Tod, Rückgabe: Das Gerät wurde nicht dauerhaft versorgt; die Kasse fordert die Vergütung ganz oder teilweise zurück, gegebenenfalls gegen Rückgabe des Geräts.
• Vertragsverstöße: Abweichung von Versorgungsvertrag oder Hilfsmittel-Richtlinie, etwa fehlende Vergleichsanpassung oder nicht angebotene eigenanteilsfreie Versorgung.
• Kassenwechsel des Versicherten: Die falsche Kasse wurde abgerechnet; die Vergütung ist zurückzuzahlen und bei der richtigen Kasse neu einzureichen.

Sozialrechtlich: prüfen, nicht hinnehmen

Rückforderungen ergehen als Bescheid oder als Kürzung in der nächsten Abrechnung. In beiden Fällen gilt: Fristen notieren, Sachverhalt anhand der eigenen Dokumentation prüfen, fehlende Nachweise nachreichen, unbegründete Forderungen schriftlich zurückweisen. Die Versorgungsverträge und die Innungsverbände sehen dafür Verfahren vor; bei Verrechnungen ist die Aufrechnung zu prüfen, weil Kassen nur mit fälligen, unbestrittenen Ansprüchen aufrechnen dürfen. Rückforderungsansprüche der Kassen verjähren nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts regelmäßig in vier Jahren nach Ablauf des Jahres der Zahlung. Bei grundsätzlichen Streitfragen sind Innung, Fachverband und Rechtsanwalt die richtigen Ansprechpartner – der Steuerberater sorgt für die richtige Abbildung in Buchführung und Steuer.

Umsatzsteuer: Korrektur im Zeitraum der Rückzahlung

Umsatzsteuerlich ist die Rückforderung eine Minderung der Bemessungsgrundlage (§ 17 Abs. 1 UStG). Die auf den zurückgezahlten Betrag entfallende Umsatzsteuer – bei Hörgeräten 7 Prozent, bei Reparaturen und Service 19 Prozent – wird in der Voranmeldung des Zeitraums gemindert, in dem die Rückzahlung tatsächlich erfolgt oder die Verrechnung wirksam wird. Nicht rückwirkend im Zeitraum der ursprünglichen Leistung. Wird das Gerät zurückgegeben, liegt eine Rückgängigmachung der Lieferung vor (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG) – mit demselben Ergebnis. Zwei Fehler sind häufig: Die Kürzung wird als Aufwand ohne Umsatzsteuerkorrektur gebucht (zu viel Umsatzsteuer gezahlt), oder die Rückzahlung einer Sachkostenerstattung für eine Otoplastik, die als echter Schadensersatz nie der Umsatzsteuer unterlag, wird mit Umsatzsteuer korrigiert.

Ertragsteuer: Wann die Rückforderung den Gewinn mindert

• Einnahmenüberschussrechnung: Die Rückzahlung ist im Jahr des Abflusses negative Betriebseinnahme; eine Verrechnung wirkt im Monat der gekürzten Zahlung. Eine im Dezember angekündigte, im Februar verrechnete Rückforderung gehört ins neue Jahr.
• Bilanz: Ist die Rückforderung am Bilanzstichtag dem Grunde nach bekannt oder wahrscheinlich – Prüfungsmitteilung liegt vor, Versorgungsabbruch ist dokumentiert –, ist sie schon im alten Jahr als Verbindlichkeit oder Rückstellung zu erfassen. Für erfahrungsgemäß wiederkehrende Kürzungen kann eine pauschale Wertberichtigung auf Kassenforderungen gebildet werden, wenn die Quote aus den Vorjahren belegt ist.
• Rückgabe des Geräts: Das zurückgenommene Hörgerät geht wieder in den Warenbestand – zum niedrigeren Wert eines gebrauchten, gegebenenfalls nicht mehr neu verkäuflichen Geräts. Bei Weiterverwendung als Vorführgerät ins Anlagevermögen.

Buchung in der Praxis

Rückforderungen sollten auf einem eigenen Erlösminderungskonto je Steuersatz gebucht werden, nicht als sonstiger Aufwand. Das hält die Umsatzsteuerkorrektur automatisch richtig und macht die Rückforderungsquote als Kennzahl sichtbar: Rückforderungen in Prozent des Kassenumsatzes. Steigt sie, liegt das Problem meist nicht bei den Kassen, sondern im eigenen Abrechnungsprozess – eine standardisierte Abrechnungs-Checkliste je Versorgung ist die wirksamste Gegenmaßnahme.

Praxisbeispiel

Eine Kasse kürzt im März die laufende Abrechnung um 3.210 Euro für drei Versorgungen aus dem Vorjahr: zwei wegen fehlender Erfolgskontrolle (je 1.070 Euro Festbetrag inklusive 7 % Umsatzsteuer), eine wegen Versorgungsabbruchs mit Rückgabe des Geräts. Der Betrieb reicht für die beiden Erfolgskontrollen die dokumentierten Nachsorgetermine aus der Branchensoftware nach – die Kürzung wird zurückgenommen. Die dritte Kürzung ist berechtigt: 1.000 Euro netto Erlösminderung, 70 Euro Umsatzsteuerkorrektur in der März-Voranmeldung, das Gerät wird zu 400 Euro in den Warenbestand aufgenommen. Bei EÜR mindert der Vorgang den Gewinn im März; beim bilanzierenden Betrieb war der Abbruch schon im Dezember bekannt und als Rückstellung erfasst.

Fazit

Rückforderungen der Krankenkassen sind zuerst eine Dokumentationsfrage und erst danach eine Buchungsfrage. Wer nachweisen kann, was er geleistet hat, wehrt einen großen Teil ab. Was bleibt, ist steuerlich eine Erlösminderung: Umsatzsteuerkorrektur im Zeitraum der Rückzahlung, Gewinnminderung im Jahr der Rückforderung – bei Bilanzierung schon zum Stichtag, wenn sie absehbar ist. Ein eigenes Erlösminderungskonto macht beides richtig und liefert nebenbei die Kennzahl, an der man den eigenen Abrechnungsprozess misst.

Häufige Folgefragen

• Wie vermeidet man Streit mit Krankenkassen?
• Wie dokumentiert man Serviceleistungen richtig?
• Wie wird eine abgebrochene Hörgeräteversorgung umsatzsteuerlich behandelt?

Rechtsgrundlagen & Quellen

• § 17 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 3 UStG; § 4 Abs. 3, § 5 Abs. 1 EStG; § 249, § 253 HGB
• § 127, § 302 SGB V (Versorgungsverträge, Abrechnung); Hilfsmittel-Richtlinie; BSG-Rechtsprechung zur vierjährigen Verjährung sozialrechtlicher Erstattungsansprüche